לוגו אתר מאמר.נט
שלום אורח
התחבר לאתר או הרשם לאתר מאמר.נט
3193 מאמרים 878 כותבים 447 קטגוריות הוספת מאמר

חתימה דיגיטלית מאפשרת גם נוחות, פשטות ואבטחת מידע

פורסם בתאריך 31/05/2020      /      נכתב ע"י דודאונליין

מערכת החתימות הדיגיטליות היא מערכת טכנולוגית ייחודית, מבית משיק טכנולוגיות, המאפשרת שליחת מסמכים חתומים בחתימה דיגיטלית, בצורה קלה, מהירה וידידותית.

המערכת מתאימה במיוחד לארגונים וחברות גדולות, המפיקות מגוון מסמכים במערכות ניהול מידע ERP או CRM בתהליך העבודה השוטף בארגון. מסמכים אלו נשלחים כיום באמצעות דואר ישראל, בפקסים או באימייל בצורה לא חוקית ולא מאובטחת.

על מנת לשלוח ללקוחות וספקים מסמכים חשבונאיים ממוחשבים (חשבוניות מס דיגיטליות, קבלות, זיכויים וכל מסמך אחר) דרך הדואר האלקטרוני, יש צורך בביצוע חתימה דיגיטלית מאובטחת, על כל מסמך, ע"פ הוראות החוק בישראל.

מהי חתימה דיגיטלית המופקת בתוכנה באינטרנט?

מטרתה של חתימה דיגיטלית או חתימה אלקטרונית היא להציג ולאמת בפני אדם המקבל מסמך ממוחשב, את זהות ופרטי השולח, שעת השליחה וכמובן לוודא כי לא בוצעו במסמך כל שינויים, מאז הפקתו.

חתימה דיגיטלית מתבצעת באמצעות תהליך הצפנת מידע ייחודי, העושה שימוש במפתח הצפנה פרטי הנמצא בבעלות מייצר החשבונית הממוחשבת. לאחר הפקת המסמך החתום דיגיטלית, התוכן המוצפן מועבר באופן א-סימטרי לנמען, ברמת אבטחה מקסימלית.

באמצעות חתימה אלקטרונית ניתן לבצע פעולות שדרשו בעבר נוכחות אישית או משלוח של מסמכים בדואר, כגון חשבוניות מס וירטואליות, קבלות, דרישות תשלום וכו'.

החתימה הדיגיטלית הנוצרת במערכת לניהול עסק היא מסוג חתימה דיגיטלית מאובטחת, שמאפייניה הם:

  • חתימה ייחודית למפיק ושולח המסמך – בעל אמצעי החתימה
  • מאפשרת זיהוי של השולח – בעל אמצעי החתימה
  • מופקת באמצעי חתימה דיגיטלית הניתנים לשליטה בלעדית של השולח
  • מאפשרת לזהות כל שינוי שבוצע במסמך האלקטרוני לאחר מועד החתימה

איך חתימה דיגיטלית עובדת?

מערכת החתימות הדיגיטליות מותקנת כתוכנה נוספת על מערכות המחשוב הקיימות כיום בארגון (תחנות עבודה או שרת מרכזי), ללא כל הפרעה למערכות הקיימות, וללא צורך ברכישת חומרה נוספת.

חתימה דיגיטלית ושליחה באימייל של מסמך מתבצעות בשלושה שלבים פשוטים:

הפקת המסמכים בארגון נמשכת כרגיל, למעט שינוי אחד: כל המסמכים המופקים ממערכות המידע של הארגון יישלחו אל ספרייה מיוחדת – 'ספריית מקור' המוקמת על גבי המחשב בו מותקנת מערכת החתימות הדיגיטליות

מערכת החתימות הדיגיטליות, סורקת בפרקי זמן קצרים, בצורה אוטומטית, את ספריית המקור, ומזהה את כל המסמכים החדשים שנוספו מאז הסריקה האחרונה. את המסמכים החדשים, המערכת מעבירה, דרך האינטרנט, אל מערכת מקבילה החותמת אותם דיגיטלית, (הצמדת חתימה דיגיטלית מאובטחת לכל מסמך בספרייה) ומחזירה אותם חזרה חתומים לספרייה אחרת הנקראת 'ספריית יעד'.

לאחר החזרת המסמך החתום דיגיטלית, נפתח מסך הודעה חדשה של אאוטלוק, באופן אוטומטי, עם הקובץ החתום כקובץ מצורף ATTACHMENT . כעת ניתן לשלוח את המסמך ללקוח או ספק הרצוי, בדואר אלקטרוני, בצורה מאובטחת וע"פ כל הוראות החוק.

תוספות אפשריות

ישנה אפשרות להפוך את תהליך החתימה הדיגיטלית לאוטומטי לגמרי, כך שייחל מיידית עם יצירת כל מסמך חדש בארגון.

ניתן גם לבצע את השליחה בדואר אלקטרוני בצורה אוטומטית, אך לאופציה זו נדרשת אינטגרציה מלאה של חברת התוכנה אליה מבצעים ממשק.

מערכת חתימות דיגיטליות – יתרונות

  • המערכת נותנת פתרון מותאם לכל חוקי המס בישראל בנושא משלוח מסמכים חשבונאיים ממוחשבים וחתומים דיגיטלית, ללקוחות וספקים.
  • תשלום חודשי נמוך יחסית , לעלות רכישה והשקעה במערכות מחשוב נדרשות לביצוע חתימה דיגיטלית.(שרת חתימות, מערכת הפקת חשבוניות וכו' )
  • הורדת השימוש בניירת מיותרת, חסכון משמעותי בכוח אדם מטפל, והקטנת הבירוקרטיה של תהליך חתימות ידניות – הגברת יעילות ותפוקה בארגון
  • חסכון כספי משמעותי בעלויות הדפסת מסמכים,מתכלים ביול ושליחה בדואר.
  • שימוש בחתימה דיגיטלית ושליחת מסמכים באינטרנט תורמת משמעותית לאיכות הסביבה – משרד ללא נייר.

מערכת חתימות דיגיטליות- מאפיינים

  • התקנת מערכת חתימות דיגיטליות כתוכנה על גבי מערכות מחשוב קיימות – אין צורך ברכישת תוכנה או חומרה נוספת.
  • התממשקות מלאה ומהירה לכל תוכנות מידע ארגוני CRM / ERP קיימות
  • ממשק משתמש ידידותי ונוח להפעלה – מגוון אפשרויות להפעלה ומשלוח מסמכים אוטומטית
  • אין שינוי באופן הפקת המסמכים הנוכחית – שימור נוהלי עבודה והפקת המסמכים הקיימים כיום.
  • הפעלת מערכת מהירה וידידותית , ללא צורך בהכשרה מיוחדת או לימוד ממושך.
75 צפיות
0 כניסות
מאמרים נוספים מאת דודאונליין
למה יש להתחיל להשתמש בתוכנת הנהלת חשבונות וניהול עסק? מאמר זה מסביר למה כדאי לבעלי עסקים ועצמאים להתחיל להשתמש במערכת באינטרנט של הנהלת חשבונות וניהול עסק, ומה יתרונותיה עבור המשתמשים.
פורסם בקטגוריית טכנולוגיה, לפני 3 שבועות 1 ימים
למה כדאי לעוסק פטור להעסיק רואה חשבון לטיפול במיסים על פי החוק? מאמר זה מסביר למה כדאי לעוסקים פטורים להעסיק רואה חשבון מקצועי שינהל את חשבונותיהם וייצג אותם מול רשויות המיסים.
פורסם בקטגוריית דיני מיסים, לפני 3 שבועות 3 ימים
הפקת חשבוניות דיגיטליות ברשת באופן חוקי במדינת ישראל מאמר זה מתאר את היתרונות של הפקת חשבוניות דיגיטליות על פני חשבוניות נייר, ומסביר את המעמד החוקי של חשבוניות ממוחשבות מסוג זה.
פורסם בקטגוריית דיני רשת, לפני 1 חודשים 2 שבועות
רואה חשבון אונליין - גם זול וגם מקצועי במאמר זה ניתן למצוא מידע על שכירת שירותים של רואה חשבון באינטרנט, המשלב גם שירות ניהול חשבונות מקצועי וגם עלות יחסית זולה.
פורסם בקטגוריית עסקים קטנים ובינוניים, לפני 1 חודשים 3 שבועות
מהי חברה ולמה עדיף לעצמאים להקים חברה בע"מ במאמר זה ניתן למצוא על מאפייניה השונים של חברה מבחינה חוקית ומשפטית והסבר למה עדיף לעצמאים להקים חברה בע"מ.
פורסם בקטגוריית עסקים, מימון וכספים, לפני 2 חודשים 2 שבועות