תרגום וחתימת נוטריון – מסמכים למשרד הפנים

כאשר אדם מגיע מארץ שאיננה ארץ ישראל ועליו לעבור הליך הסדרת מעמד ואשרה הדורש את התערבות משרד הפנים, יהיה עליו להמציא מסמכים שהופקו בארץ זרה ובשפה זרה. מסמכים אלו לא יתקבלו על ידי משרד הפנים כמו שהם, לפני שמשרד הפנים יכיר בהם יהיה עליהם לעבור תהליך מסודר של תרגום וחתימת נוטריון, ולעיתים גם תהליכי אימות בינלאומי כגון החתמת בחותמת אפוסטיל במדינה שבה המסמכים הופקו.

מתי אדם נדרש להציג מסמכים למשרד הפנים?

המקרים הנפוצים בהם אדם נדרש להציג מסמכים שהופקו בארץ זרה למשרד הפנים הם מכרים בהם אדם מנסה להסדיר את מעמדו האזרחי בארץ. בחלק מהמקרים הללו מדובר בהסדרת מעמד של עובד זר, במקרים אחרים מדובר בהסדרת מעמד של אזרח או תושב קבע כבן זוג של אזרח ישראלי או ילדים קטינים של בן או בת זוג זרים.

ישנם מקרים נוספים בהם יהיה צורך בהצגת מסמכים שהופקו בארץ זרה למשרד הפנים. לדוגמה, כאשר בני הזוג נישאו בנישואים אזרחיים בחו”ל, או כאשר ישראלים שהו בחו”ל ובתקופה זו חלו שינויים משמעותיים – נישואים, גירושין, לידת ילדים, פטירה וכדומה.

קבלת אישור רשמי מהמדינה שבה המסמכים הופקו על תוקף בינלאומי

חלק מהמסכים אותם יש להציג למשרד הפנים הם מסמכים רשמיים המופקים על ידי מדינה זרה דוגמת תעודות נישואין וגירושין, תעודות פטירה, תעודות לידה, תעודות יושר וכדומה. במקרים אחרים, המסמכים הם מסמכים אשר הופקו עלי מוסד מוכר במדינה זרה כגון אוניברסיטה או מוסד לימודים מוכר אחר, מקום עבודה מוסדר, חוזי שכירות או חוזים משפטיים אחרים. לעתים, המסמכים אותם יש להציג למשרד הפנים אינם בעלי אופי משפטי – רשמי כשלעצמם אך עליהם לקבל תוקף כזה על מנת שיוכרו כראייה, למשל לקיום קשר זוגי, על ידי משרד הפנים.

כאשר המסמך הוא רשמי, עליו להיות חתום בחותמת אפוסטיל או אימות מקביל על ידי המדינה שבה המסמך הופק. לדוגמה, אם שני בני זוג נישאים בנישואים אזרחיים במדינה זרה, יהיה עליהם להחתים את תעודת הנישואים שיקבלו מהמדינה הזרה בחותמת אפוסטיל עוד לפני החזרה לארץ. חותמת זו מאשרת כי התעודה מוכרת על ידי המדינה שבה המסמכים הופקו.

אימות מסמכים רשמיים ממדינה שאינה חתומה על האמנת האג 1961

חותמת אפוסטיל מוכרת רק במדינות החתומות על האמנת האג 1961. כאשר המסמך המבוקש הופק במדינה אשר לא חתומה על האמנה זו, יהיה צורך לאמת את המסמך ולתת לו תוקף בינלאומי בשיטות אחרות. על פי רב מדובר בקבלת חותמת ממשרד החוץ של המדינה בה המסמך הופק, והחתמתו בשגרירות ישראל במדינת המקור.

תרגום המסמכים וקבלת חותמת נוטריון עליהם

לאחר החזרה ארצה, על המסמכים להיות מתורגמים לשפה שמשרד הפנים מכיר בה ואותה. השפות הרשמיות בארץ הן עברית, וערבית ולרב אין צורך בתרגום מסמכים שנכתבו בשפות אלו לעברית. במידה והמסמך שאותו מעוניינים להציג למשרד הפנים כתוב בשפה שונה, לפני שניתן יהיה לעשות זאת יש לתרגם את המסמך לעברית בתרגום נוטריוני למשרד הפנים.

נוטריון, עורך דין מנוסה שקיבל הרשאה מיוחדת מטעם המדינה לעשות זאת והוא בקיא בשתי השפות – שפת המסמך ועברית – יכול לבצע את התרגום ולאמת אותו. מרבית הנוטריונים מעדיפים לבצע את התרגום בעצמם ובכך לוודא את נכונותו. לאחר קבלת חותמת הנוטריון, המסמך המקורי והתרגום יכרכו יחדיו בסרט אדום ויוחתמו בחותמת הנוטריון שהופקה על ידי משרד המשפטים. על מנת לא לפגוע בחותמת, יש להשאיר את שני המסמכים כרוכים יחדיו עם החותמת.

כאשר מדובר במסמך רשמי אשר קיבל חותמת אפוסטיל ממדינה זרה, כחלק מתרגום המסמך יהיה על הנוטריון לתרגם גם את חותמת אפוסטיל. כאשר מדובר במסמכים שאינם רשמים, לדוגמה מכתבים מבני משפחה וחברים המעידים על קשרים זוגיים שיש להוכיח את קיומם בפני משרד הפנים, חותמת אפוסטיל אינה תמיד נדרשת.