כנסים מקצועיים הינם מפגשים אשר עוסקים בתחומים ספציפיים דוגמת כנסים רפואיים, כלכליים, עסקיים וכו'. כנסים מקצועיים יכולים להימשך מספר שעות או מספר ימים, ובמהלכם אנשי מקצוע נפגשים לצורך למידה, העשרה ויצירת קשרים, לכן חשוב לבחור מקום לאירוע עסקי ברמה הכי טובה שיש.
הפקת כנסים מקצועיים דורשת תכנון רב של אלמנטים רבים במקביל, החל מבניית קו מנחה לאירוע, קביעת מועד האירוע, המקום בו הוא יערך, התוכן אשר יועבר בו, המרצים אשר יוזמנו להנחות את ההרצאות, הפאנלים, הסדנאות וכו', שירותי קייטרינג, ציוד טכני, שיווק ופרסום האירוע, ועוד ועוד.
היות והצלחת הכנס תלויה בהפקה מקצועית של האירוע, משימה מורכבת המצריכה כישורים וניסיון, גופים אשר יוזמים כנסים פעמים רבות מסתייעים בשירותים של חברות מקצועיות אשר מתמחות בתחום של הפקת אירועים עסקיים.
בחירת אולם כנסים
לבחירת המקום בו יערך הכנס השפעה מכרעת על הרמה בה יושגו מטרותיו ומידת שביעות הרצון של משתתפיו. פעמים רבות כנס יהיה בנוי ממספר פעילויות אשר יתרחשו במקביל, כמו לדוגמה מספר הרצאות או פאנלים אשר יתקיימו בו זמנית. לכן, לרוב אולם כנסים אחד לא יתאים, אלא יהיה צורך במתחם אשר מכיל מספר אולמות וחללים אשר יכולים להתאים לסוגי הפעילויות השונים ומספר המשתתפים הצפויים לקחת בהן חלק. מרכז כנסים מהווה פתרון אידיאלי שכן כפי שמעיד שמו הוא מיועד לתת מענה מיטבי לאירועים מסוג זה, עם מספר אולמות וחללים סגורים ופתוחים המיועדים להכיל קהלים בגדלים שונים ויכולים לתת מענה גם מבחינה טכנית לפעילויות שונות. במקרה ויווצר מצב בו אנשים מגיעים ממקומות שונים בארץ, אולם כנסים במרכז הוא הבחירה האידיאלית.
תוכן
הפקת כנס כרוכה בבחירה נכונה של התכנים מהם יהיה מורכב האירוע. חשוב שהתוכן יהיה מעניין ומגוון, כך שכל משתתף יצא בתחושה חיובית ובהרגשה שאכן הפיק ממנו תועלת, ולא ישתעמם או ירגיש מותש. ללא ספק למרצים ולמנחים חלק גדול ברמת העניין שיגלה הקהל, וישנה חשיבות רבה בבחירה נכונה שלהם.
שיווק
בסופו של יום, גם אם הכנס תוכנן כהלכה ויצא אל הפועל, אם הגיע מספר מועט של משתתפים, הוא לא ייתפס כהצלחה, לא בעיני מארגניו, וכן לא בעיני המשתתפים שכן פקדו אותו. השקעה בפרסום ושיווק והפניית המשאבים לערוצים הנכונים הינה קריטית לחשיפת האירוע לקהל הנכון ושכנועו לקחת חלק בכנס.
