לכל פרויקט קטן כגדול, יש סיכונים כספיים וסיכונים הנוגעים לתוכן, לטכנולוגיה בה נעשה שימוש במסגרת הפרויקט, ללוחות הזמנים שנקבעו, לתקציב שהוגדר מראש, לכוח האדם המעורב בפרויקט ועוד. ניהול סיכונים בפרויקט, היא טכניקה המאפשרת זיהוי ואיתור סיכונים בפרויקט, הערכה וניתוח שלהם, הצגתם בפני הלקוח והדרג הניהולי, ויישום מספר פעולות שמטרתן בין הפחתה למניעת סיכונים בפרויקט.
אז מדוע פרויקטים נכשלים, ואיך זה קשור לניהול סיכונים ולניהול הזדמנויות?
סיכון בפרויקט, הוא ככל דבר העלול לשבש את השגת יעדיו של פרויקט מסוים, למשל: חריגה ממסגרת הזמן או התקציב שהוגדרו לו מראש. פעמים רבות מקורם הראשוני של סיכוני הפרויקט, הוא כבר בשלב כתיבת תוכנית הפרויקט בידי מי שהוגדר כמנהלו. אחת מהבעיות המרכזיות בניהול פרויקט, היא הערכה לא נכונה של מספר המשימות והפעולות שעל חברי צוות הפרויקט לבצע במסגרת התקציב והזמן שנקבע להם. בנוסף לכך, היעדרן של פעולות (ובעקבותיהן היעדר בתוצרים) שלא הוגדרו מראש, עשויים להתגלות ככשלים אתיים הדורשים חישובו מחדש של מסלול הפרויקט.
באמצעות ניהול סיכונים מחושב, תוכלו לעלות על כל אותן החריגות אשר עשויות חלילה לפגוע בפרויקט ואף להפילו.
ניהול הסיכונים וההזדמנויות הינו באחריותו המלאה של מנהל הפרויקט - מומחה ה-PMO של החברה או מנהל הפרויקט החיצוני שמועסק ב-outsourcing עבור החברה. על מנת שתבינו קצת יותר את עולם ניהול הפרויקטים, הרשו לנו לפרט לכם אודות מספר מושגים חשובים שכדאי שתכירו:
להלן מילון מונחים המתארים את כל תהליך ניהול הסיכונים:
- סיכון – נקודת תורפה של הפרויקט או בהתנהלותה של החברה המנהלת אותו, או כשל פוטנציאלי עתידי, העלולים לייצר נזק חמור לפרמטרים כמו: אספקת מוצר, עמידה בסטנדרטים גבוהים של שירות, עמידה בלוח זמנים, עמידה בתקציב מוגדר וכו'.
- רמת סיכון – המדד לרמת הסיכוי להתממשותו של הסיכון המורכב מ-2 גורמים: חומרה והסתברות.
- בעיה או קושי – אירוע או התנהלות נקודתית מסוימת, המזוהה בידי צוות ניהול הפרויקט כמשהו בעייתי.
- ניתוח סיכונים – הפעילות הנחוצה להגדרה של גורמי הסיכון והשלכותיהם וכן הבנת הנדרש כדי למנוע אותם.
- משמעות הסיכונים – הבנת ההשלכה של תוצאות הסיכונים באם יתממשו.
- אפקט הדומינו – התממשותם של סיכונים העשויים לגרום לסיכונים נוספים בפרויקט.
- אפקט צוואר הבקבוק – סיכון משמעותי בפרויקט, שרק שייפתר, הפרויקט יוכל לנוע קדימה.
- התמודדות עם סיכונים – הכנתה של תוכנית מעשית להתמודדות עם הסיכונים ומציאת פתרונות מיטביים עבורם.
- ניהול סיכונים – מכלול טכניקות שמטרתן זיהוי סיכונים פוטנציאליים בפרויקט כלשהו. ניהול סיכונים מקצועי, יסייע רבות לצוות הפרויקט, במעקב וניטור אחר הסיכונים והבעיות בפרויקט וצמצומם או הסרתם מהפרק לחלוטין, עבור הגעה אופטימלית ליעדי הפרויקט.
לסיכום
באמצעות ניהול סיכונים בצורה מיטבית, ניתן להגדיל את שיעור הצלחת הפרויקט באופן דרסטי ולכן מוטב לכם- חברות וארגונים, לפני הקמתו של פרויקט משמעותי חדש אצלכם, לעשות אחד משני הדברים הבאים:
-
הוצאת מנהל הפרויקטים הפנים ארגוני שלכם לקורס ניהול פרויקטים מקצועי באחת מהחברות המתמחות בתחום זה.
- פנייה אל חברת ניהול פרויקטים (PMO), כדי שהיא תשלח אליכם מומחה ניהול סיכונים מטעמה, אשר ילווה אתכם מראשיתו של הפרויקט ועד השלמתו, תוך עמידה בכל/רוב היעדים הנכספים של הפרויקט.
