רוב הארגונים משקיעים כיום בסיסמאות, הרשאות, גיבויים והגנה על מערכות מחשוב, אך מידע רגיש אינו נמצא רק במסכים. טפסים מודפסים, דוחות, חוזים, תדפיסי שכר, רשימות לקוחות וטיוטות נשארים לעיתים על שולחנות, במדפסות ובארונות. כאשר אין מדיניות ברורה לסיום חיי המסמך, הנייר הופך לנקודת תורפה שקל להתעלם ממנה.
הגנה טובה מתחילה במיפוי. יש לזהות אילו מחלקות מייצרות מסמכים רגישים, מי משתמש בהם וכמה זמן נדרש לשמור אותם. לאחר מכן מגדירים נקודות איסוף סגורות ומונעים מצב שבו עובד צריך להחליט בכל פעם אם המסמך מתאים לפח רגיל. תהליך פשוט וקבוע יעיל יותר מהנחיות מורכבות שאיש אינו זוכר.
גם ארכיון ישן דורש טיפול מתוכנן. לפני פינוי חשוב להפריד חומר שחלה עליו חובת שמירה מחומר שאפשר להשמיד, לסמן קרטונים ולהגדיר גורם מאשר. כאשר הכמות גדולה, כדאי לבצע הערכה מראש של נפח החומר, תנאי הגישה ומועד האיסוף. כך נמנעים עיכובים ושומרים על שליטה לאורך כל העבודה.
בחירת שיטת ההשמדה תלויה ברמת הרגישות ובצרכים התפעוליים. לעיתים מתאים איסוף לגריסה, ובמקרים אחרים הארגון יעדיף גריסה בבית הלקוח. בנוסף למסמכי נייר, כדאי לבדוק אם קיימים דיסקים, אמצעי אחסון או מדיה אחרת שמכילים מידע שאינו נדרש עוד.
לעובדים יש תפקיד מרכזי בהצלחת התהליך. הדרכה קצרה צריכה להסביר היכן מניחים חומר להשמדה, מה אסור להשאיר ליד המדפסת ולמי פונים במקרה של ספק. מומלץ גם לבצע בדיקה תקופתית של הארונות והמחסנים במקום להמתין עד שהצטברות הנייר הופכת לפרויקט חירום.
שירות מסודר של גריסת מסמכים והשמדת מידע מאפשר לשלב את פינוי החומר בתוך מדיניות האבטחה הארגונית. בסיום כל פינוי רצוי לתעד את המועד, את סוג החומר ואת המחלקות שטופלו. כך הנייר מקבל את אותה תשומת לב שמקבל המידע הדיגיטלי, והארגון מפחית סיכון בלי להכביד על העבודה היומיומית.